War Child krijgt het vertrouwen van particulieren, bedrijven en fondsen die geld geven. Dit houdt een grote verantwoordelijkheid in om ervoor te zorgen dat het geld goed besteed wordt. Desondanks bestaat het risico dat geld door fraude niet terecht komt bij het daarvoor aangewezen doel. Dit heeft zowel gevolgen voor de uitvoering van projecten, als voor de reputatie en geloofwaardigheid van War Child.
Medewerkers inwerken
War Child beperkt het risico op fraude door medewerkers goed in te werken. Landendirecteur en de administrateurs krijgen voor vertrek een financiële briefing en introductie in onze systemen. Elk War Child-programma en elke partnerorganisatie heeft een handboek met richtlijnen voor financiële administratie en rapportage.
Controle
Naast opleiding en procedures is controle op correcte naleving en uitvoering van groot belang. Deze controle valt uiteen in vier delen:
- Grondige jaarlijkse controle van de jaarrekening door de externe accountant PricewaterhouseCoopers (PwC);
- Continue controle van programma's door de projectadministrateur op het hoofdkantoor. Tevens voert de projectadministrateur interne audits uit in de projectlanden (in 2007 Colombia en Oeganda);
- Minimaal één audit per jaar in een projectland door PwC Nederland;
- Minimaal een uitvoerige controle van interne procedures en financiële administratie in een groot projectland door een erkende lokale accountansfirma (in 2007 Soedan en Oeganda). Ook verplicht War Child grote partnerorganisaties om zelf een, door War Child goedgekeurde accountant in te schakelen voor een jaarlijkse audit.
Audits in DR Congo, Soedan, Oeganda, Sierra Leone en Afghanistan
In 2007 heeft PricewaterhouseCoopers (PwC) Nederland een audit van het programma in DR Congo uitgevoerd. De accountants hebben zowel op het kantoor in Amsterdam als in DR Congo de financiële administratie doorgenomen. Daarnaast kijkt de accountant of de procedures voldoen aan de gestelde normen: is er in praktijk voldoende functiescheiding, vindt bij aankoop van lokale materialen een correcte aanbesteding plaats, et cetera. Uit deze audit kwam naar voren dat de projecten financieel en procedureel goed functioneren. Wel werd een aanbeveling gedaan om de algemene richtlijnen voor partners uit te breiden met een hoofdstuk over kleine projecten.
PwC heeft ook mini audit in Afghanistan gedaan in verband met een kasverschil. Op grond van dit onderzoek is de lokale administrateur in Afghanistan ontslagen en zijn procedures verscherpt. Begin 2008 zal een uitgebreide audit plaatsvinden in Afghanistan over de cijfers 2007. Ook in Sierra Leone, Oeganda en Soedan hebben begin 2007 externe audits plaatsgevonden, uitgevoerd door lokale accountantskantoren. Ook hieruit kwam naar voren dat de projecten financieel en procedureel goed functioneren.
Partnerorganisaties
Als War Child nieuwe partnerorganisaties selecteert, worden zij aan de hand van richtlijnen voor partnerselectie, uitgebreid onderzocht (zie landen en partners). Als War Child besluit om een organisatie te steunen, wordt verbetering van de zwakke kanten meegenomen in de projectdoelstelling. Onder andere in Israël en de bezette Palestijnse Gebieden is er bewust voor gekozen om met een viertal kleinere partnerorganisaties samen te werken waarbij naast de projectactiviteiten met jongeren ook aandacht besteed wordt aan het versterken van hun capaciteit op het gebied van fondsenwerving, personeelsmanagement en campagne voeren.
Steutelrol voor Landendirecteur
De Landendirecteur of regionale vertegenwoordiger (in gebieden waar War Child uitsluitend met partners werkt) spelen hierin een sleutelrol. Zij ondersteunen de partners op het gebied van strategie-, programma-, en organisatieontwikkeling. Door een grondige selectieprocedure en doordat zij nauw met de partnerorganisaties samenwerken, verbetert de kwaliteit van het programma en vermindert de kans op fraude aanzienlijk. Het is voor partnerorganisaties dan bovendien eenvoudiger om aan te geven waar eventuele knelpunten zitten.
Als onregelmatigheden te ernstig van aard zijn om vertrouwen in de betrokken personen of partners te houden, dan wordt de financiering stopgezet of de betrokkenen ontslagen. Dan gaan we op zoek naar een nieuwe partner of vervanging van personeel. Streven is om gemaakte afspraken met de lokale bevolking en autoriteiten zoveel mogelijk na te komen en de doelstelling op een alternatieve manier zoveel mogelijk te behalen.